Na
última quarta-feira (17/04) realizamos o Programa de Desenvolvimento de
Competências: Comunicação. Foi uma experiência muito esclarecedora para todos
os envolvidos, onde diversos pontos interessantes foram levantados. Um momento
em particular foi muito inspirador: perguntamos aos participantes o que amam e
odeiam na hora de trocar e-mail.
Enviar
e receber e-mails é uma atividade recorrente na vida de muitos profissionais,
mas por ser algo tão habitual acabamos esquecendo, por vezes, da importância
dessa ferramenta na hora de nos comunicarmos com clientes, fornecedores e
colegas de trabalho.
Embora
fossem de setores de atuação diversificados, os gestores encontraram uma série
de denominadores comuns, tanto positivos quanto negativos. O interessante foi
perceber como a parte de “odeio” acabou gerando muito mais debates e exemplos
do que a parte de “amo”. Aos poucos a discussão esquentou - de forma super
amigável, é claro - e a acalorada conversa acabou definindo os seguintes
pontos:
O
que ODEIO em um e-mail:
· Correntes; Emails longos demais;
·
Excesso de intimidade;
· Comigo não morreu (trocas de e-mails que se prolongam demais e se tornam prolixos, geralmente com diversos participantes na conversa);
· Alcance (quando padronizam demais a mensagem para alcançar muitos usuários);
· Grupos de E-mail;
· Assuntos aproveitados;
· Desorganização;
· Erros ortográficos;
· Falta (ou demora) de resposta.
· Comigo não morreu (trocas de e-mails que se prolongam demais e se tornam prolixos, geralmente com diversos participantes na conversa);
· Alcance (quando padronizam demais a mensagem para alcançar muitos usuários);
· Grupos de E-mail;
· Assuntos aproveitados;
· Desorganização;
· Erros ortográficos;
· Falta (ou demora) de resposta.
O
que AMO que façam:
- · Objetividade;
- · Documentação (podemos utilizar o e-mail para tornar algo subjetivo em atitudes concretas);
- · Agilidade;
- · Educação;
- · Escrever em tópicos;
- · Economia de recursos (Sustentabilidade).
As
sugestões foram muito bem recebidas e todos puderam aprender com isso. A
documentação através de e-mail para encerrar as “informações terceirizadas” (fofocas)
foi perfeita! Assim como a dica de dividir o e-mail em tópicos para evitar a
desorganização – que muitos gestores odeiam.
Educação
sem incorrer na intimidade demasiada, erros básicos como português e envio de
correntes, pensar na questão sustentável... Enfim, pontos relevantes não
faltaram ao tópico.
Estamos
ansiosas pela próxima interação para descobrirmos quais discussões surgirão.
Até lá!
Andréa Medina e Tiemi Yamashita
